Marco Teórico

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN DE PERSONAL Y ANÁLISIS DE PUESTOS

Proceso del Reclutamiento de Personal

Es un proceso técnico encaminado a conseguir, elegir, captar y dirigir la mayor cantidad de personal disponible para ser seleccionado en función de las necesidades de los puestos que la empresa requiere cubrir (existentes o de nueva creación). Obedece a los objetivos definidos en la plantación y en las políticas de personal.

Para determinar las fuentes de reclutamiento se considera a los candidatos de  dos formas, por una parte a los internos quienes son los propios trabajadores, los familiares de este, personal canalizado de otras sucursales, recomendados y por parte del sindicato; y por otra parte los externos en donde entran las oficinas o agencias de colocación, bolsas de trabajo, público en general atraído por carteles o anuncios publicitarios, personal de otras empresas, por internet, etc.

Los Medios de reclutamiento son los canales por los cuales se hará saber a los posibles candidatos que la empresa está interesada en conseguir personal; y son los siguientes:

a) Requisición del personal a un sindicato, convocatoria o comunicado.

b) Solicitud o invitación oral o por escrito a los trabajadores para nuevos puestos o vacantes para un familiar.

c) Publicación en periódicos, revistas, internet o correo electrónico.

d) Radio y televisión.

e) Folletos, boletines o anuncios en vía pública.

Todo lo anterior dirigido a un análisis de puestos de la siguiente manera:

a. Determinar el cargo que se necesita (las características del puesto, si es auxiliar, temporal, de base, supervisor, encargado, etc.).

b. Definición de las características del puesto (creatividad, iniciativa, nivel de estudios, experiencia, etc.)

       

La entrevista de Selección de Personal

En la entrevista de selección, es donde participan como mínimo dos participantes: el entrevistador y el candidato. El entrevistador busca obtener la máxima información sobre el candidato, la persona que entrevista no tendrá que empezar desde cero, de lo contrario se apoya en los datos que ya posee del aspirante, como: referencias laborales, comerciales y personales, currículum vitae, solicitud de trabajo, historial académico, personal y laboral, salud, tiempo libre, planes a futuro, exámenes de selección, resultados de pruebas psicotécnicas aplicadas con anterioridad, entre otros. Por otro lado es importante que el entrevistador informe al entrevistado sobre las características del puesto y la empresa, funciones y tareas a desempeñar, responsabilidades, autonomía y condiciones de trabajo. La forma en que se transmita dicha información hará que el candidato se interese en mayor o menor grado por la organización, y la imagen sobre la organización será favorable y positiva.

Acevedo y  López (1996) mencionan que la función integradora de la entrevista es el hecho de que esta constituye el primer contacto entre el entrevistador y el candidato, y que al ser un encuentro entre extraños, se hace prescindible el intercambio de información, para crear un interés mutuo. Nos mencionan que la entrevista de selección está enfocada a extraer los datos conductuales del individuo, actitudes y rasgos característicos; todo lo anterior enfocado a las necesidades del candidato y al puesto a desempeñar. Para que esto se lleve a cabo es necesario elaborar una guía de la entrevista.

Ahora bien la preparación previa de la entrevista, consiste en que el Departamento de Personal y el Jefe del Departamento, donde está la vacante, lleguen a acuerdos para llevarla a cabo; ya que el objetivo es cubrir ese puesto y que el candidato cumpla con los requisitos para desempeñarlo. El contenido de esta entrevista precisa que cubra los siguientes requisitos:

- Conocimiento del puesto. Se deben observar aptitudes y cualidades, que serán obtenidas de los exámenes que se apliquen al aspirante. De la misma forma que se le informara a este con detalle las funciones del puesto.

- Hoja de solicitud. Este documento muestra una importante y vasta información del entrevistado, que nos dice mucho de su personalidad y actitudes, entre las que se encuentran: información laboral, datos personales y familiares, cultura escolar, experiencia laboral, participación social, referencias personales y datos físicos y de salud, entre otros, también importantes

Algunos pasos imprescindibles a seguir durante la entrevista de selección son: El rapport, el cual consiste, crear un clima de armonía y comunicación entre entrevistador y entrevistado, es importante cumplir con las características de esta etapa en la entrevista de selección, porque de este dependen mucho de los buenos resultados que se obtengan de este proceso. Después esta Obtención de información, la cual se logra haciendo preguntas acerca de lo que el entrevistado ha puesto en su solicitud o currículum, entre las más importantes es su historia personal, experiencia laboral y sus cualidades o características personales; pero por otro lado también está la información que se otorgue al entrevistado acerca de  la empresa y del puesto a desempeñar, para que él pueda elegir si le conviene o no.

Durante la entrevista de selección se debe discutir lo siguiente:

a. Historia Personal. Es importante tener esta información ya que esta forma se conoce o se puede llegar a predecir el comportamiento y patrones de conducta del individuo, lo más importante a saber son las condiciones económicas, sociales y emocionales.

b. Historia académica. Saber acerca de las calificaciones, reconocimientos, diplomas, relaciones con maestros, el porqué estudio  determinada carreara, si la termino o no, y porqué; son datos que muestran si el entrevistado tiene la capacidad para desempeñar el puesto y conocer sus metas y actitudes.

c. Historia laboral. Con esta información se sabe si el interesado podrá desempeñar su puesto, y sin además de experiencia tiene la habilidad, iniciativa, juicio y responsabilidad para laborar, es prescindible saber acerca de las relaciones con sus compañeros y patrones anteriores, así como las razones que tuvo para cambiar de empleo.

d. Salud. Es un dato importante, pues este depende saber si el candidato está en condiciones de desempeñar eficazmente determinado puesto. También es necesario preguntar si ha sufrido accidentes u operaciones importantes, así como la explicación de las circunstancias y características de estos sucesos.

e. Tiempo libre. Con el cuidado de no entrometerse en la vida intima del individuo, este dato nos proporciona información acerca del carácter del individuo.

f. Planes a futuro. Es propósito de indagar estos datos en la entrevista de selección es porque la empresa en determinado momento necesita promover empleados hacia otros puestos o dar ascensos, solo se recabara la información pertinente para la empresa; ya que también son datos íntimos del entrevistado.

Por su parte el entrevistado, también pretende recoger información sobre la empresa, el puesto, y las condiciones que ofrecen por desempeñarlo; y su objetivo es superar esa nueva fase en el proceso de selección. En consecuencia tendrá que convencer al entrevistador de que sus conocimientos, habilidades, formación, experiencia, motivación, actitudes, etc., características que lo hacen ser el candidato idóneo para cubrir el puesto que le ofrecen.

Proceso de Selección de Personal:

1. Definición de las características formativas y actitudes del puesto a ocupar.

2. Identifican cuales son los objetivos que el trabajador debe alcanzar dentro de su puesto de trabajo, normalmente son cuantificables en forma directa o indirecta aunque algunas veces su apreciación puede ser subjetiva pero no carente de valor

3. Marca la adaptabilidad del candidato hacia el puesto con el fin de ver su grado de productividad. Así como el grado de eficiencia de su actuar laboral, toma en consideración no sólo características formales o formativas sino también capacidades interpersonales que le sean requeridas por el puesto.

4. Se registra el tipo de estilo administrativo o de liderazgo que requerirá el puesto o bajo el cual estará sujeto dependiendo del nivel del mismo, requiriéndole quizás capacidad de delegar autoridad pero de asumir responsabilidad. Tomo en consideración para este paso la interrelación que pueda existir entre el subsistema, empresa con los subsistemas clientes el sistema o macro sistema entorno.

5. Se busca identificar la forma cómo va a reaccionar ante situaciones poco usuales dentro del puesto pero que pudieran surgir y alterar su desempeño.

6. Busca identificar el grado de confiabilidad y de compromiso del empleado hacia el puesto o actividad que va a desarrollar, así como su posible proceder.

7. Identificar las características que pudieran excluirlo del puesto a través de su historial tanto académico como laboral, en algunos casos se le harán pruebas de confianza.

8. Entrevista personalizada que busca identificar a profundidad las motivaciones del candidato hacia el puesto, así como para detectar posible mal entendidos a aclarar o expandir los puntos que en su solicitud o en su historial requieran más atención.

9. Emisión de informe que contenga  la evaluación de las cualidades e identificación de las características que el puesto le requiere.

10. Aplicación de pruebas psicológicas que buscan complementar la entrevista así como obtener información más precisa confiable y oportuna del candidato sobre los requerimientos del puesto, con el fin de formular hipótesis sobre el comportamiento del mismo.

11. Evaluación de habilidades. En este punto lo que se busca es determinar el grado de respuesta en el trabajo a través de un periodo de prueba o en algunos casos la simulación de actividades. No se debe confundir con la capacitación pues el candidato no es empleado aun.

12. La entrevista a profundidad

Las características de la entrevista a profundidad son:

• Un esquema de la educación forma y así como de características que nos indiquen su forma de aprender (metodología).

• Antecedentes y experiencia profesional que permitan ratificar o desvirtuar las características subjetivas del candidato, como pueden ser: honradez, honestidad, motivaciones, estabilidad emocional, etc., en este punto se busca tener un grado de probabilidad de la tendencia de comportamiento del personal pero en ningún caso es una garantía.

• Antecedentes de evolución personal. En este punto lo que se busca es delimitar teóricamente la influencia del medio ambiente social bajo la que ha estado expuesto a fin de tener un escenario de comportamiento como de ganarnos su confianza y conocer como nos acercaremos a él en su trato.

• Calidad y tipo de las relaciones sociales externas e internas, en este punto se busca definir el grado de “apego” o de pertenencia a los grupos (responsabilidad, solidaridad, compromiso, importancia ante el grupo y que tan importante le es el grupo como para buscar su preservación y aceptación). Es un parámetro para determinar el grado de compromiso.

• Verificación del estatus económico del candidato y si vive conforme a él a fin de determinar el grado de madures emocional así como el grado confiabilidad, compromiso y responsabilidad (todo esto considerado dentro de su entorno cultural).

• Motivaciones e intereses, en este punto se busca tener una referencia histórica de la evolución de las actividades laborales del candidato con el fin de determinar sus intereses y motivaciones.

• Identificar la de falta de habilidades, o de desarrollo de las mismas, para el tipo de trabajo.

• Estado de salud y personalidad.- En este punto se busca identificar posibles problemas de salud y su relación con problemas o inestabilidad emocional que pongan en riesgo la inversión en capital humano.

13. Candidato Final: Se presentan los candidatos que ya han sido previamente determinados en una cantidad equivalente de entre dos y cuatro por cada puesto a cubrir, dicha presentación se hará ante quien tenga la facultad para decidir. Cada candidatura debe este debidamente soportada por el análisis de su curriculum.
14. Redacción de informe final de candidatos y proceso de selección. El informe se apegara a las normas que para tal efecto se hayan determinado en la normatividad. El informe debe de contener los datos personales del entrevistado, el resumen de evaluación, así como el proceso que se siguió para su elaboración desde el punto de vista general. También se apegara a la experiencia con la que cuenta el candidato, su grado de responsabilidad, su grado de adaptación social, su capacidad de mando, su capacidad intelectual y su capacidad de comunicación. Todo lo anterior considerando los aspectos generales y relevantes del caso.

Primera Entrevista ó Entrevista Preliminar

Debe conocerse los requerimientos del puesto, así como las características del candidato según el curriculum. Se deben de anotar todas aquellas características que nos puedan interesar y sobre las cuales necesitemos de más información requiriéndolas al candidato durante la entrevista.

Durante la entrevista de corta duración se seguirá una línea donde se recaba información o una investigación a fin de aclarar las dudas que se plantearon en el punto anterior.

Durante la entrevista se procurara que al principio se centre sobre preguntas que no incomoden al candidato. A fin de que entre en confianza y disminuya su nivel de ansiedad, se indicara al candidato el objetivo de dicha entrevista.

En este punto se busca que el candidato pueda establecer con más claridad la información sobre aspectos profesionales propios de su actividad, con el fin de hacer una proyección de su futuro desempeño dentro de la empresa.

15. Termino de la entrevista. Se resume todos los puntos anteriores verificando que no haya quedado nada sin aclarar.

El Uso de la Prueba Situacional

Son test o pruebas escritas o orales principalmente que someten a una situación real o ficticia a uno o varios candidatos  para observar cómo reaccionan estos durante la actividad laboral, esta debe contener: una perspectiva crítica con relación al puesto, debe estar constituida por diversos ejercicios para evaluar el comportamiento de los individuos, ser de trabajo en equipo, involucra a varios participantes (los necesarios, según se requiera), con un evaluador para los participantes, debe de cubrir un periodo de entre dos a cinco días de evaluación y de análisis de los candidatos, el personal que los dirige y evalúa debe tener la capacidad técnica para ello.

ANÁLISIS DE PUESTOS

Puesto es el conjunto de actividades que deben ser realizadas dentro de una unidad de trabajo, incluye las responsabilidades y la autoridad del cargo, es impersonal (no está sujeto a las personas y es teórico).En una organización, Recursos Humanos se encargan de la ubicación de las personas en los puestos y la evaluación de su desempeño. (Chiavenato, 2011) define puesto como aquel que se basa en las nociones de tarea, obligación y función. Por tanto el diseño de puesto es establecer esas condiciones, es la especificación del contenido del puesto, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás puestos, con objeto de satisfacer los requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales y personales de quien lo ocupa.

Diseñar puestos por lo general no es responsabilidad del área de RH. Algunas veces le corresponde al departamento de ingeniería industrial o al de organización y métodos. Los demás puestos de áreas administrativas, financiera y de mercadotecnia, y los diseñan las gerencias de área. Los puestos no son estables, estáticos ni definitivos, todo el tiempo evolucionan y cambian para adaptarse a transformarse de acuerdo a las necesidades tecnológicas, económicas, sociales, culturales y legales.

El análisis de puestos primero lleva una estructura en la cual se visualizan los siguientes puntos: requisitos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades que se adquieren y condiciones de trabajo. Después están los métodos para la descripción y análisis que son, observación directa, cuestionario, entrevista directa; y métodos mixtos donde aplican entrevista, cuestionario y observación directa combinados ambos a una o dos personas.

En dos etapas que menciona (Chiavenato, 2011) para el análisis de puestos: etapa de preparación que son el reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, preparación del material de trabajo y del ambiente y obtención de datos previos; y la etapa de realización que se encarga de obtener de los datos sobre los puestos, selección de los datos, redacción del  análisis a cargo del analista de puestos, la redacción provisional, redacción definitiva y presentación de la redacción definitiva del Análisis del Puestos; donde la entrevista de selección trabaja como parte del análisis de puestos.

Dentro de los objetivos de la administración y análisis de puestos están el reclutamiento  y  selección de personal, la capacitación y los programas de capacitación, planeación  de la fuerza de trabajo, evaluación de los puestos, proyección de equipamiento y métodos de trabajo, y subsidios para la elaboración de anuncios: demarcación del mercado, determinar el perfil del ocupante del puesto, obtener  el  material  necesario para los  programas de capacitación, determinar, mediante la valuación y clasificación de puestos, y por último estimular la motivación del personal.

La idea principal del análisis de puestos  se puede explicar con respecto a (Chiavenato, 2001)  partiendo de que concepto de puesto se basa  en las nociones de  tarea,  obligación y función. El concepto de diseño del puesto es la especificación del contenido del puesto, de  los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás puestos, con objeto de satisfacer los requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales y personales de su  ocupante. La adecuación del puesto al ocupante permite mejorar la relación básica entre las personas y su trabajo. Los equipos de trabajo operan mediante un proceso participativo de toma de decisiones, tareas compartidas y responsabilidad por el trabajo administrativo de nivel superior. Un aspecto fundamental es la habilidad multifuncional. La descripción de puesto es un simple inventario de las tareas o responsabilidades  de su ocupante. El analista de puestos reúne, analiza y desarrolla de los datos ocupacionales relacionados con los puestos, los requisitos necesarios para ocupar los puestos y las  características del ocupante.

El análisis de puestos se define como: El procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo, así como el tipo de individuo idóneo para ocuparlo, (Grados, 2003). Por otro lado menciona que el puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones, de esta manera: Un puesto se puede definir como un conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal, que no se ve afectado por transferencias internas, promociones o remociones.

El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona qué ocupa el puesto de trabajo, si no al puesto en sí. La experiencia permite observar que las personas crean y dan vida e importancia al puesto, y gracias a la capacidad y habilidad el individuo puede apegarse al puesto y crecer al puesto hasta redimensionarlo.

El Analista es la persona encargada de recoger, ordenar y consignar los datos, posee la capacidad de observación, una mente analítica y facilidad para expresarse de manera clara; cuando ha realizado su labor tendrá información que le permita percibir las cargas de trabajo, las características de las líneas de mando existentes, confusas, cruzadas o inexistentes.  Una vez recopilados, analizados y verificados los datos, se elaborara el análisis de puestos definitivo, describiendo de manera detallada y sistemática los elementos que lo integran.

Para (Grados, 2003)los elementos de un Análisis de Puestos se determinan a través de dos planes esenciales del análisis: descripción del puesto que consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base en la descripción de encabezado, descripción genérica y descripción específica; y especificación del puesto que son las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta ejecución del puesto de trabajo y está compuesta por los siguientes elementos: habilidad, responsabilidad, esfuerzo,  condiciones físicas, datos generales  y otros requisitos del puesto 

Las funciones en el proceso del análisis de puestos puede ser aplicado para varios fines; los principales son selección de personal, programas adecuados de entrenamiento, valuar puestos, mejora de los sistemas de salario, seguridad industrial. Los beneficios y aportaciones que brinda el análisis de puestos son para la empresa, los supervisores, los trabajadores y el departamento de personal.

Para el desarrollo en la estructura de una organización de la cual se espera como resultado puestos específicos ocupados por personas determinadas. Es aquí donde el análisis de puestos permite verificar qué características debe tener el puesto y qué tipo de persona se debe contratar para el puesto, y es a partir determinar el uso de la información del análisis de puestos, reunir la información de los antecedentes, seleccionar los puestos que se analizarán, reunir datos del análisis de puestos, revisar la información con los participantes y elaborar la descripción y la especificación del puesto.

(Dessler, 1996), se utilizan las siguientes cuatro técnicas para reunir datos para el análisis de puestos: entrevistas, observación directa, cuestionarios, y diarios o bitácoras de participantes. Las cuales sirven para elaborar descripciones y especificaciones de puestos. En la descripción del puesto se debe reflejar el trabajo correspondiente de cada puesto, de modo que las obligaciones queden bien claras para quien las va a desempeñar, sin hacer alusión a otro puesto. En la especificación del puesto se toma la descripción del puesto para saber cuáles rasgos humanos y experiencias que se requieren para desempeñar bien este trabajo. Señala la clase de persona que se tiene que reclutar y las cualidades que se buscan en ella. Las especificaciones de los puestos son basadas en las opiniones de superiores y en métodos estadísticos que son más precisos.

El supervisor de recursos humanos analiza los puestos de trabajo cuestionarios e información acerca de temas como las condiciones físicas del trabajo y el horario laboral. Se dice que los resultados de un estudio sugieren que los datos que arroja un análisis de puestos que son informados por quienes realizan el trabajo  no tienen  misma confiabilidad y consistencia que aquellos que reúnen los analistas de puestos ya que estos últimos suelen ser más confiables. La información del análisis de puestos es la base para diversas actividades de administración de recursos humanos. La información sobre las características de un puesto es la base para crear programas de capacitación, y nos muestra la información acerca de las características que las personas requieren para desempeñar el trabajo, se utilizan para decidir el tipo de candidato que se debe reclutar y contratar.

 En resumen el Análisis de puestos es el conjunto de procedimientos que buscan determinar las capacidades requeridas para un puesto así como las responsabilidades y actividades del mismo dentro de una organización.

La Especificación del puesto: Se define como el conjunto de cualidades particulares que demanda el puesto para poder ser desempeñado. Dentro de estas cualidades se encuentran: la responsabilidad (que es lo que debe de hacer), Tarea (es una parte de la actividad que se debe cumplir), El conjunto de tareas constituyen una actividad o procedimiento, el cumplimiento de este constituyen parte de la responsabilidad, los elementos o acciones son las partes más pequeñas de una tarea, de igual manera la conforman.

Descripción del puesto: Este indica en que partes se divide y las actividades que tiene que realizar, siendo diferente a otros puestos. Identifica cada puesto: con relación a los demás dentro de la empresa. Y se realiza un resumen sintético que indique a grandes rasgos lo que se hace dentro del puesto. La descripción de puesto es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y actividades del puesto. El análisis de puestos es un estudio detallado del puesto para determinar el grado en que se da cada uno de los factores de evaluación, (Grados, 2003).

 Métodos para elaborar un Análisis de Puestos: 

• Elaboración. El analista tiene que hacer la tarea del puesto, pero como una simulación a fin de comprender que es lo que se hace en ese puesto.

• Observación. En este punto se observan en detalle las actividades que hace el empleado paso a paso con el fin de determinar sus operaciones. Se observa directamente al trabajador y se pueden tomar detalles que escapan en otras técnicas.

• Entrevista. Se entrevista y se pregunta a personas que están relacionadas con el puesto estudiado a fin de determinar el alcance y las relaciones o funciones del puesto. Es un método sencillo y rápido para reunir información, incluye información que no podría aparecer de forma escrita y brinda la oportunidad de que el empleado explique sus necesidades.

• Cuestionarios. Se elabora para reunir información cuantitativa de las obligaciones y responsabilidades de los diversos puestos, estos se aplican a empleados que tienen una misma actividad a fin de recabar información sobre lo que realmente se hace en ese puesto. Es un método rápido y eficiente para obtener información de un gran número de empleados.

• Diarios o Bitácoras. Aquí el empleado detalla todas sus actividades diarias y el tiempo que tarda en realizaras por lo que la tendencia a exagerar se minimiza, este método es muy eficaz y por otra parte implica que los colaboradores de cada puesto realicen sus actividades en tiempo  y forma determinados.

• Internet. Se pueden repartir cuestionarios estandarizados ubicados en diferentes puntos geográficos. Se muestran como métodos confiables para la información.

• El diagrama de una organización sirve para observar la distribución del trabajo de cada puesto, con el nombre del mismo y su conexión que con otros puestos. En la gráfica se ve el flujo del trabajo de cada puesto, desde entrada de información hasta obtención de los resultados.

Y por ultimo para la Elaboración del Análisis de Puestos se debe cubrir lo siguiente: tener la autorización de las máximas autoridades de la organización para realizar la investigación, contar con el personal adecuado (capacitado y con experiencia en el área a estudiar) para poder llevar a cabo el análisis de puestos, informar a los trabajadores que tendrán una relación directa con el análisis de puestos, así como motivarlos para que cooperen en el estudio a fin de evitar malos entendidos y poder conseguir una información más precisa; y en el caso de haber un sindicato se debe buscar la participación del mismo para que esto motive al trabajador y a sus jefes.